Secrétaire administrative

Saint-Anaclet-de-Lessard, Quebec, ca
Company: Centre de formation aux mesures d'urgence (IMQ)
Category: Administration
Published on 2021-05-05 11:34:39

Type de poste

 : Personnel de soutien Direction / Service : Centre de formation aux mesures d'urgence (IMQ) Nom du prédécesseur : Madame Maude Leblanc-Giguère Nom de la personne remplacée : Nom du supérieur immédiat : Monsieur Alain Auclair Statut de l'emploi : Remplacement temps complet Durée de l'emploi prévue : Environ un an avec possibilité de prolongation Horaire de travail : Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 12 h et de 13 h 30 à 16 h 30 Nombre d'heures : 35 heures Début d'affichage externe : 2021-05-05 Date et heure de fin de l'affichage externe : 2021-05-11 16:00 Échelle salariale : 20.98$ - 24.22$ Entrée en fonction prévue : 2021-05-24 Le Cégep de Rimouski souscrit aux programmes d'accès à l'égalité en emploi en vigueur et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature. Description : Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Quelques attributions caractéristiques

La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante; elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect.

Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes; elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle communique les informations relevant de sa compétence.

Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies.

Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.

Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Plus précisément :

Traitement du dossier de l'étudiant;

Validation des préalables;

Suivi des paiements via l'individu, Emploi-Québec et le Ministère des transports du Québec;

Émission des certifications.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe. Exigences : Scolarité et expérience

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.

Autres exigences

- Maîtrise de la langue française;
- Très bonne connaissance des logiciels Word, Excel et du courrier électronique;
- Expertise dans les logiciels de collaboration (ex. : Outils G suite - Google, etc.);
- Faire preuve de rigueur et de discrétion dans la réalisation de son travail;
- Faire preuve d’autonomie, de polyvalence et d’organisation;
- Démontrer une bonne capacité d’adaptation et une bonne capacité à gérer plusieurs demandes simultanées tout en respectant les échéanciers.
Tests requis : Sous réserve du 3e paragraphe de la clause 5-1.03 de la convention collective, les éléments indiqués dans Autres exigences seront mesurés à l’aide de tests et d’une entrevue. L’obtention du poste sera conditionnelle à la réussite de ces tests. Remarques : Nous remercions toutes les personnes de l’intérêt porté à notre établissement. Cependant, seules les personnes invitées en entrevue seront contactées.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant de mettre à jour votre dossier en déposant votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez de la scolarité additionnelle depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.

Nous vous invitons également à consulter la section Emplois de notre site Internet.

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